Office 365

Die neue Art zu arbeiten mit Office 365

Haben Sie auch schon vom Arbeiten in der “Cloud” und Office 365 gehört? Viele Office Anwender kennen das Produkt noch nicht oder haben Vorbehalte. Hier einige Informationen:
Als “Cloud” werden webbasierte IT-Dienste bezeichnet, die außerhalb des Hauses oder der Ge-chäftsräume gehostet werden, d.h. die IT-Infrastruktur ist nicht mehr vor Ort. Sie wird von einem Drittanbieter gewartet im Gegensatz zu einem Server, der sich im Unternehmen oder zu Hause befindet und der selbst unterhalten wird. Bei Office 365 befinden sich beispielsweise Informationsspeicher, Prozessoren und Software auf Servern, die sich im Eigentum von Microsoft befinden und remote gewartet werden. Die Onlinedienste sind Teil der Cloud: von webbasierter E-Mail und Onlinespeichern. Daher kann man mit Internetverbindung von praktisch überall darauf zugreifen: vom Desktop, PC, Laptop, Tablet, Smartphone.
1. Missverständnis: Office 365 funktioniert nur im Browser!
Richtig ist: Je nach gewähltem Paket können Sie die Office Client Versionen (Word, Excel, Outlook,…) auch wie gehabt auch Ihrem Rechner (auch Apple wird unterstützt) installieren.
Das Arbeiten funktioniert sowohl online als auch offline. Die Office Apps, die im Browser laufen, bieten zusätzlich die Möglichkeit, von unterwegs auf ihre Daten zuzugreifen. Die Apps laufen auf einer Vielzahl von Geräten (z.B. auch Smartphones) und müssen nicht installiert werden.
Die Nutzer des Office 365 haben von praktisch überall aus Zugriff auf die Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher und Access auf den von ihnen bevorzugten Geräten wie PCs, Macs oder mobile Geräte. Weiterhin umfasst es – je nach Paket – verschiedene Onlinedienste wie E-Mail mit webbasiertem Outlook, freigegebenen Kalender, die Öffentliche Website, Teamwebsites und Webkonferenzen. Zur Verfügung gestellt werden verschiedene Pakete für zu Hause, kleine Unternehmen und den Mittelstand.
Für zu Hause
Die Kunden erhalten die neuesten Office-Anwendungen für bis zu 5 Endgeräte und vieles mehr in einem Monats- oder Jahres-Abonnement. Zusätzlich stellt Office einen 20 GB Sky Drive-Speicher und eine Stunde Skype-Gesprächsminuten monatlich zur Verfügung. Mit den E-Mail-, Terminplanungs- und Aufgabenverwaltungstool in Outlook kann die ganze Familie synchronisiert gemanagt werden.
2. Missverständnis: In der Cloud sind meine Daten für alle zu sehen!
Richtig ist: die Rechenzentren von Microsoft entsprechen hohen Sicherheitsstandards und sind mit SAS 70 und ISO27001 zertifiziert. Was bedeutet das für den Nutzer?

Für Unternehmen
Microsoft Office 365 bietet für Unternehmen jeder Größe die passende Office-Lösung in der Cloud, von der kleinsten Edition mit E-Mail und Kalender bis zum kompletten Office-Paket inklusive Firmen-website, Videokonferenzen und den MS Office Desktop-Versionen und das zu einem günstigen Preis und flexiblen Konditionen. Vorteilhaft ist, dass man den Vertrag monatlich kündigen und up- oder downgraden kann. Es wird immer die aktuellste Office Version zur Verfügung gestellt. Somit muss man nicht nach ein paar Jahren die neueste Version kaufen und auf allen Geräten neu installieren.
Auch die Arbeit unterwegs wird mit Office 365 erheblich vereinfacht. Dokumente, Termine etc. werden mit Kollegen geteilt und alle Mitarbeiter greifen immer auf die zuletzt überarbeitete Version zu. Zur Verwaltung der Unternehmens-IT-Umgebung sind keine weitreichenden Vorkenntnisse notwendig.
3. Missverständnis: Office 365 ist teurer, denn es gibt hohe Folgekosten! Außerdem gehe ich sehr langfristige Verträge ein, die nur schwer zu kündigen sind!
Richtig ist: Der Preis z.B. für das Office 365 Home Premium ist gegenüber dem Office Home & Business 2013 vergleichsweise billiger, da Sie hier die Office Versionen auf 5 Rechner installieren können. Dazu kommt, dass die 365 Office-Versionen, immer Zusatzleistungen wie Online Speicher beinhalten. Die meisten Office 365 lassen sich monatlich kündigen. Gerade im Unternehmensbereich hat man so die Möglichkeit, flexibel die Anzahl seiner Lizenzen anzupassen.
Das Absichern und der Spam- und Virenschutz stellen keine Herausforderung mehr dar. Mit Office 365 können sich auch kleine Unternehmen Professionalität beim Erstellen der Marketingunterlagen oder Präsentation auf der eigenen Website leisten.
Wichtige Punkte für alle Nutzer sind sicherlich die Themen Zuverlässigkeit und Sicherheit. Mit einer Betriebszeit von 99,9 % kann man sicher sein, dass die Daten und Dienste jederzeit zuverlässig verfügbar sind.
Sicherheit – Arbeiten mit der Cloud
Viele Kunden in Europa trauen der Cloud nicht und haben Angst um ihre vertraulichen Daten.
Bei genauer Betrachtung kann man die Befürchtungen um Sicherheitsaspekte jedoch oft entkräften: In den meisten Fällen sind die Schutzvorrichtungen, die privat oder kleinere und mittelständische Unternehmen intern für die Infrastruktur und die Daten getroffen haben, deutlich unsicherer als diejenigen, die Microsoft für Office 365 anbietet. Zu den eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen zählen Virenscanner, Spamschutz, Firewall, eine USV sowie regelmäßige Datensicherungen. Die Jahresinvestition für Unternehmen liegt hierfür durchschnittlich bei einem vier- bis maximal fünfstelligen Betrag. Nutzt das Unternehmen hingegen Office 365, profitiert es von einer zertifizierten Hochsicherheits-Infrastruktur. Die meisten Unternehmen können mit der Microsoft-Lösung ihren Sicherheitsstandard sogar erheblich optimieren. In vielen Unternehmen gibt es beispielsweise keine organisierte Datensicherung der E-Mails. Es wird darauf vertraut, dass jeder Mitarbeiter seine E-Mails regelmäßig auf dem Server sichert. Beim Office 365 mit Exchange Online werden alle Daten jedoch regelmäßig gesichert.
Office 365 wird in zwei Rechenzentren in Dublin und Amsterdam betrieben, die nach DIN ISO 27001 zertifiziert sind. Dies bedeutet unter anderem, dass jedes Rechenzentrum mit einem Sicherheitsdienst und Videoüberwachung gesichert ist. Zudem sind mehrere Firewalls sowie mehrere Virenscanner unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. Dieses Sicherheitskonzept für Office 365 unterliegt regelmäßigen Prüfungen und Verbesserungen und entspricht so den deutschen Datenschutzstandards.
4. Missverständnis: Office 365 erfordert eine ständige Internetverbindung, und ich muss alle meine Daten in die Cloud ablegen!
Richtig ist: Office 365 mit der entsprechenden Client Version funktioniert sowohl online als auch offline. Welche Daten Sie in die Cloud legen und wer darauf zugreifen darf, entscheiden Sie.
Für viele Anwender wird Mobilität aktuell ein immer wichtigeres Thema – Flexibilität stellt ein wichtiges Konkurrenzmerkmal dar. Die Flexibilität des gesamten Unternehmens – nicht nur in Bezug auf E-Mails – lässt sich durch das mobile Arbeiten bei reduzierten Kosten erheblich steigern.
5. Missverständnis: Wenn mein Office 365 Abo beendet ist, sind alle meine Daten weg!
Richtig ist: Auch ohne ein aktives Office 365 Abonnement können Sie Sky Drive (die Webablage) nutzen. Ihr Kontingent wird nur entsprechend verkleinert. Wenn Sie Ihr Abo kündigen, bekommen Sie zusätzlich 30 Tage Zeit, ihre Dokumente wieder herunterzuladen.
Als Fazit kann man feststellen, die Arbeit mit Office 365 deutlich einfacher, flexibler, sicherer und kostengünstiger wird.
Testen Sie es selbst. Wir richten Ihnen für 30 Tage ein kostenfreies persönliches Testaccount ein oder beraten Sie unverbindlich.
Alois Kleine
ak-system-software
Telefon: + 49 (0) 521 7857531
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