Opel-Service-Portal punktet bei Vertragswerkstätten

Effiziente Serviceprozesse

In Fuhrparks bei Großkunden mit 25 und mehr Fahrzeugen sind über 100.000 Opel-Fahrzeuge im Bestand. Damit die Mobilität der Firmenfahrzeuge – eines der wichtigsten Ziele von Fuhrparkleitern – jederzeit gewährleistet wird, spielen Werkstätten eine wichtige Rolle. Ob beim Servicecheck, der Inspektion oder der Reparatur gilt es den Warteprozess für die Kunden so gering wie möglich zu halten, Abläufe zu beschleunigen und durch schnelle Zahlungsflüsse auch die Liquidität der Werkstattbetreiber zu verbessern.: Besonders wichtige Servicepunkte und Zufriedenheitsfaktoren der Zusammenarbeit sind dabei der Reparaturfreigabeprozess und die Anerkennung von Rechnungen ohne Reklamation. Opel hat die Voraussetzungen auf seinem Service Portal geschaffen, um Werkstattfreigaben und -rechnungen gemäß des VMF Service Plus Prozesses abzuwickeln.

“Als Hersteller brauchen wir im Markt dringend einheitliche Abwicklungsprozesse in der Zusammenarbeit mit Leasinggesellschaften”, fordert Wolfram Knobling, Direktor Service bei der Adam Opel AG. “Eine Vielfalt von Systemen ist von keiner Werkstatt ohne Zusatzbelastungen zu bedienen.” Wie auch für andere Markenhersteller sind für Opel verzahnte und reibungslose Prozesse sowie Kundenbindung wichtig. Gerade die markenunabhängigen Leasinggesellschaften sind für die Markenhersteller strategische Businesspartner. Opel will sowohl für die Businesspartner wie auch entlang des Kundenprozesses im Handel besten Service bieten, besonders im Werkstattgeschäft. Für den VMF ist Opel mit einem Flottenanteil bei den Mitgliedern von durchschnittlich 15 Prozent ein wichtiger Partner. Reibungslose Abläufe für die gemeinsamen Kunden sind das Ziel. Über VMF Service Plus und das Opel-Service-Portal kann für alle Seiten eine effiziente Abwicklung erreicht werden. Der Charme für einen Hersteller wie Opel: Einheitliche und sehr leistungsstarke Abwicklungsprozesse bei den neun VMF-Gesellschaften mit den angegliederten Opel-Werkstätten.

Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des VMF und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet freut sich über die weitere Verbreitung: “Die Einführung des automatisierten Prozesses bei Wartung und Inspektion bei den Händlern ist ein großer Schritt nach vorne und erleichtert unseren Mitgliedern die Zusammenarbeit mit den Opelwerkstätten sehr. Mit allen Vor- und Nachteilen, die die Einführung eines neuen Prozesses gerade am Anfang mit sich bringt.”

Opel hat das bestehende System “Service4Fleet” technisch aktualisiert und um das Opel Service Portal ergänzt, das den automatisierten Managementprozess für Wartung und Inspektion des VMF beinhaltet. Es wird den Autohäusern im Opel Service Portal zur Verfügung gestellt und die Nutzung empfohlen. Bereits sechs der acht VMF Gesellschaften arbeiten mit VMF Service Plus, die übrigen folgen in Kürze. Die Opel-Händlerschaft überflutete die VMF-Mitgliedsunternehmen innerhalb der ersten Wochen nach der Empfehlung mit Akkreditierungsanfragen. So wurden von den aktiven Betrieben seit der Einführung Anfang des Jahres bereits mehr als 12.000 Vorgänge über das Opel Portal abgewickelt. “Sind die Werkstattmitarbeiter einmal überzeugt, lernen sie die einfache Handhabung sehr schnell”, bestätigt Michael Reitz, Leiter Flotten- und Unfallschadenmanagement. Die Opel-Händler schätzen vor allem die Datentransparenz der Leasingverträge und ihrer Servicebestandteile sowie die schnelle Abwicklung sowohl bei der Freigabeerteilung als auch bei der späteren Zahlung.

VMF Service Plus und das Opel Service Portal nutzen die gleiche Technologie, den CEUR PostMaster. Eine ausgereifte, erprobte und für alle gängigen Dealer Management Systeme nutzbare Technik. Die Einführung im Handel erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen der Opel AG, dem VMF und ControlEURxpert, dem gemeinsamen Technikpartner.

Minimaler Aufwand
Bei Opel bereitete ein internes Projektteam zunächst die Implementierung des Systems vor: Anforderungen definieren, in Opel-Systeme einbinden, testen. Im Roll-Out wurden dann umfangreiche Kommunikationsmaterialien an die Händler verteilt und der Opel Außendienst stellte das Portal in den einzelnen Betrieben persönlich vor. Schulungen, Videos und weitere Maßnahmen rundeten die Vorstellung ab. “Wir konnten mit guten Argumenten überzeugen und hatten hier auch die Zustimmung des Verbands der deutschen Opel Händler, dass dies der richtige Schritt für die Organisation und die Abwicklung des Großkundengeschäfts sei”, sagt Service-Direktor Knobling. Die Portalimplementierung des Opel Service Portals war eines der Projekte mit höchster Priorität für 2012 bei der AG. Technisch war der Aufwand minimal: Auf Herstellerseite waren so gut wie keine Maßnahmen erforderlich, da ohne Schnittstellen mit dem Dealer Management Systemen gestartet wurde, auf Händlerseite musste lediglich der CEUR-Postmaster installiert werden.

Offene Türen eingerannt
Das aktualisierte Portal mit gewohnten Bedienelementen traf auf große Offenheit bei den meisten Autohaus-Angestellten. Mancher Mitarbeiter in der Werkstattannahme ändert seine alltäglichen Arbeitsgewohnheiten etwas langsamer, da Verhaltensumstellungen Zeit brauchen. Dies erfordert Geduld seitens der Service- und Projektleitung. Mit dem Opel Service Portal, einen verbindlichen Kostenvoranschlag vor der Reparatur online zu erstellen, bedeutet eben, von den geübten und letztendlich funktionierenden Arbeitsabläufen abzuweichen. So müssen Freigaben nicht mehr telefonisch erfragt werden, Rechnungen nicht mehr auf den Postweg gebracht werden etc. Das ist für Reparaturen und Inspektionen ein gänzlich neuer Prozess. Das kann durchaus bei einzelnen Betrieben die Einführung etwas verzögern, letztlich lassen sich die neue Technologie und der Marktstandard der Zukunft nicht mehr aufhalten. Auch bei den VMF-Gesellschaften war teilweise noch Geduld gefordert, die sie aber im Interesse des gemeinsamen Projekts aufgebracht haben. “Gerade am Anfang haben wir teilweise mehrere Anläufe gebraucht bis eine Freigabe elektronisch durchgehen konnte und alle notwendigen Angaben korrekt waren”, erinnert sich Velte. Mittlerweile gehören diese Extreme der Vergangenheit an und Freigaben können innerhalb von im Durchschnitt 10 Minuten erteilt werden.

Großes Potenzial vorhanden
Die Opel AG rechnet im ersten Jahr mit über 20.000 abgewickelten Vorgängen mit Leasinggesellschaften über das Service-Tool. Das Gesamtpotenzial pro Jahr liegt darüber – laut Herstellerprognose im oberen fünfstelligen Bereich. “Wir gehen bewusst den kundenorientierten Weg zu allen Leasinggesellschaften und sind 100% kompatibel mit VMF Service Plus, mit dem die führenden freien Leasinggeber heute abrechnen”, erklärt Service-Direktor Knobling. Opel unterstützt als erster Hersteller VMF Service Plus direkt, ist damit Vorreiter und in der Konsequenz Spitzenreiter bei den VMF-Gesellschaften mit den bisher meisten Onlinefreigaben. Weitere Hersteller sind in der Vorbereitungs- oder Entscheidungsphase.

Das Unternehmen Adam Opel AG

Opel ist einer der größten europäischen Automobilhersteller, gegründet von Adam Opel im Jahr 1862 in Rüsselsheim. 2012 feierte das Unternehmen 150jähriges Jubiläum. Mit dem elektrischen Ampera hat Opel ein neues Segment im europäischen Automobilmarkt begründet und unterstreicht damit seine Rolle als Trendsetter für fortschrittliche Mobilitätslösungen. Das Unternehmen mit seiner Zentrale in Rüsselsheim hat elf Werke und vier Entwicklungs- und Testzentren in sieben europäischen Ländern. Opel beschäftigt europaweit rund 40.000 Mitarbeiter, davon rund 22.000 in Deutschland Opel und seine britische Schwestermarke Vauxhall sind in über 40 Ländern vertreten. Im Jahr 2011 wurden mehr als 1,2 Millionen Pkw und leichte Nutzfahrzeuge verkauft, das entspricht einem Marktanteil von 6,1 Prozent in Europa.

Der VMF, der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften, fokussiert sich auf Qualitäts- und Zukunftssicherung. Er versteht sich als Kompetenzzentrum für Fuhrparkmanagement. Ihm gehören neun herstellerunabhängige Flottenleasinggesellschaften mit hoher Marktbedeutung und langjähriger Erfahrung an. Mit ihrer gemeinsamen Arbeit setzen sie Branchenstandards, um dem Flottenbetreiber, Sicherheit und Transparenz beim Management seines Fuhrparks zu bieten.

Weitere verifizierte Informationen zu allen Fragen des Flottenleasing, Fuhrparkmanagement und zum Markt finden Sie unter www.vmf-fuhrparkmanagement.de.

Kontakt:
VMF – Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V.
Lea Schrod
Frölingstraße 15-31
61352 Bad Homburg v.d.H.
06 172 – 88 23 97
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http://www.vmf-fuhrparkmanagement.de

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